Quipperian, salah satu hal yang bakal jadi sumber kenangan masa SMA adalah Buku Tahunan Sekolah alias BTS. Proyek yang berlangsung di kelas 12 ini, akan jadi kumpulan foto-foto angkatan, pojok-pojok sekolah yang menyenangkan, dan cerita-cerita seru dari setiap pribadi siswa.
Setiap proses perencanaan BTS dimulai, pasti ada beberapa dari siswa kelas 12 yang menjadi panitia BTS. Tugasnya, mulai dari merencanakan, mengerjakan prosesnya, hingga akhirnya bisa jadi sebuah buku yang sarat kenangan.
Bagi Quipperian yang jadi panitia BTS, ternyata enggak mudah, lho. Ada banyak hal yang harus diperhatikan dan dilakukan dengan cermat, agar tidak berbuah masalah. Tapi, tak usah khawatir, kali ini Quipper Blog akan menyajikan 8 hal yang perlu banget Quipperian perhatikan ketika menjadi panitia BTS. Yuk, simak!
1. Cari Tim yang Kreatif dan Rajin
Membentuk panitia tentu saja jadi yang paling pertama dilakukan. Ini jadi yang paling penting juga. Membentuk tim yang baik, dengan panitia yang bertanggung jawab itu krusial banget. Jangan sampai panitia-panitia yang sudah terpilih, terlalu egois dalam hal pengambilan keputusan atau malah hilang di tengah jalan. Punya tim yang bisa berpikiran luas dan kreatif pun penting banget, Quipperian. Supaya proses diskusi berjalan dengan efektif.
2. Jangan Sampai Ketipu Vendor
Vendor jadi hal selanjutnya yang cukup krusial. Mencari vendor BTS enggak bisa sembarangan. Ada beberapa sekolah yang memakai vendor langganan dari tahun ke tahun, tapi ada juga yang suka berganti-ganti vendor. Itu kebijakan masing-masing, Quipperian. Yang penting, kita tahu kapasitas setiap vendor dan memastikan enggak bakal ketipu.
“Kita lihat presentasi tiap vendor dulu gimana, pastikan harga dan kualitas berdasarkan hasil kerja mereka. Waktu itu aku sih sampai memastikan ke tempat kerja/kantor dari vendor itu. Kalau sudah tahu timnya gimana, cara kerja mereka gimana, harga dan kualitas pas di budget atau enggak, dan sudah nyaman dengan itu, baru deh aku PD untuk pakai jasa mereka,” jelas Alifah Zubaidy, panitia BTS dari MAN 10 Jakarta.
3. Kendalikan Budget
Budgeting jadi hal yang juga penting untuk diperhatikan. Tentukan range harga yang mau kalian tetapkan. Jangan terlalu murah dan jangan terlalu mahal. Sesuaikan juga dengan harga dari vendor. Kalau bisa tekan semurah mungkin, tapi tetap cari paket yang sudah include banyak hal dan menguntungkan kalian. Tawar menawar itu penting banget, meminta pengurangan harga dan adanya bonus jadi jalan lain untuk bisa dapat harga yang diinginkan.
4. Alur Komunikasi
Alur komunikasi yang enggak baik pasti nantinya akan menimbulkan masalah baru. Quipperian harus sangat memperhatikan alur komunikasi, karena semua pertimbangan dan semua masalah yang muncul harus bisa diinformasikan dengan baik.
“Teman-teman seangkatan kalau bisa harus tahu semua dan dilibatkan dengan pengambilan keputusan. Kita harus pastikan lagi dan lagi. Itu untuk menghindari munculnya masalah baru saja sih,” kata Alifah.
5. Perkaya Referensi
Referensi tentu saja penting banget. Mencari tema yang sesuai dan unik pasti sulit. Apalagi kalau harus menyesuaikan dengan mengumpulkan keinginan banyak kepala dari angkatan Quipperian. Jangan lupa, kesamaan dengan sekolah-sekolah lain pun diperhitungkan, lho. Makanya, mencari tema itu perlu banget referensi yang bagus. Entah referensi online atau sekadar ngobrol-ngobrol dengan kawan dari sekolah-sekolah lain.
6. Jangan Egois
Proyek BTS adalah proyek besar yang melibatkan banyak orang. Selain jadi proyek angkatan, panitia-panitia inti yang terlibat pun jumlahnya enggak sedikit. Tak jarang, pasti ada saja masalah ego yang saling bertubrukkan dalam proses pembuatan BTS ini. Untuk itu, rasa kompromi dan menekan ego masing-masing para panitia jadi hal yang penting banget. Karena kalau Quipperian enggak bisa menyingkirakan ego masing-masing dan ingin membentuk BTS ini sesuai keinginan kalian sendiri, pasti hasilnya enggak akan bagus.
“Duduk bareng dan coba diomongin dan diskusi sampai akhirnya semua orang benar-benar setuju dengan keputusan yang kita ambil. Tiap orang enggak boleh memikirkan ego masing-masing. Setiap orang yang punya saran pasti dipertimbangkan, nanti baru diambil yang paling memungkinkan untuk dilakukan,” jelas Mutiara Azzahra, panitia BTS dari SMAN 6 Tangerang.
7. Cari Tema yang Realistis
Untuk penentuan tema sendiri pasti paling rumit ya, Quipperian. Harus mencari tema yang cocok dengan image sekolah, kesesuaian dengan tema masing-masing kelas, dan cocok sama angkatan.
“Tema sekolahku itu space galaxy, itu dipertimbangin juga apakah tema tersebut pernah dipakai sekolah lain atau enggak, disetujui pihak sekolah atau enggak, dan yang paling penting apakah akan sesuai dengan tema-tema per kelas,” kata Mutiara.
8. Biasakan Kerja Sistematis
Sering dengar kan, kalau kerja secara sistematis tuh perlu banget. Rencanakan dengan matang, jika bisa diskusikan secara rutin dengan intensif dan efektif. Tetapkan jadwal, apa saja yang akan dilakukan di hari tersebut. Dan pastikan tugas tersebut selesai. Persiapkan apa saja yang diperlukan, entah panitia yang bekerja atau properti yang dipakai jika ada pemotretan.
Rencanakan juga dengan matang setiap konsep yang mau diterapkan, misalnya foto formasi angkatan harus benar-benar dipikirkan apakah akan terlihat bagus nantinya di kamera. Nantinya, hal ini bisa berimbas pada selesai tidaknya BTS kalian dengan tepat waktu.
Nah, itu dia 8 hal yang perlu banget kalian perhatikan jika menjadi panitia BTS. Semoga artikel Quipper Blog kali ini membantu kalian, ya. Semangat, Quipperian!
Penulis: Kiram