Ketika kamu ingin mengundang teman, tentu lebih mudah jika mengundangnya lewat WhatsApp atau berkomunikasi, baik menggunakan telepon maupun tatap muka langsung. Namun, dalam acara tertentu, kamu perlu memberikan invitation letter secara formal, lho. Bagaimana contoh invitation letter? Yuk, simak ulasan berikut Quipperian!
Contoh Invitation Letter
Invitation letter adalah surat undangan yang mengajak atau menganjurkan penerima pesan untuk mengikuti perintah pemberi pesan. Tujuan invitation letter biasanya untuk mengharapkan kehadiran penerima pesan untuk datang pada acara yang jadi tujuan undangan.
Oleh karena harapan itu, biasanya invitation letter menggunakan kalimat instruction. Tujuannya, agar penerima pesan mengikuti ajakan pada invitation letter.
Kalimat instruction adalah kalimat yang berisi permintaan atau menyuruh orang lain untuk melakukan sesuatu, sesuai seperti yang diharapkan atau diinginkan. Kalimat ini bisa berbentuk perintah maupun anjuran.
Pada surat undangan biasanya kalimat instruction yang sering digunakan berupa kalimat giving instruction. Kalimat giving instruction adalah kalimat yang bertujuan untuk memberitahu orang lain bagaimana cara melakukan sesuatu.
Contohnya:
- Close the door, please!
- Don’t be late!
- Come closer, please!
- dan masih banyak lainnya.
Dalam penggunaannya, invitation letter terbagi 2 jenis, yaitu
1. Contoh Formal Invitation Letter
Formal invitation letter (surat undangan formal) adalah surat yang bertujuan untuk mengajak seseorang untuk hadir pada surat acara atau keperluan tertentu pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan dan dibuat dalam tulisan formal.
Formal invitation letter bisa digunakan oleh perorangan, instansi, lembaga, perusahaan, maupun organisasi yang ingin mengundang untuk acara yang bersifat formal atau resmi.
Dalam surat undangan resmi, biasanya terdapat tembusan surat yang ditujukan kepada pihak lainnya yang memiliki kepentingan dalam acara tersebut.
Jenis surat yang satu ini biasanya ditulis untuk kepentingan yang sifatnya formal, misalnya urusan kedinasan dari kantor. Formal invitation letter juga menggunakan kata dan tata bahasa yang kaku dan formal sehingga terdapat kesan resmi dalam pesannya.
Hal-hal yang harus ada dalam formal invitation letter adalah kop surat, tanggal surat, nama pihak yang dituju, isi surat, waktu dan tempat acara, tandatangan, dan stempel perusahaan/lembaga.
Formal invitation letter dalam sekolah biasanya akan ditandatangani oleh kepala sekolah dengan memakai kop surat dan stempel sekolah.
Berikut contohnya:
(Letter Head)
Jakarta, September 06, 2022
Number: 210/SMACB/15/2022
Things: Discussion Invitation Letter for Dengue Fever
To: South Jakarta Department of Health
Up: Mr. Hasan
Greetings,
Due to the increasing outbreak of dengue fever, we invited the South Jakarta Department of Health to provide socialization on the handling of mosquitoes in the Cahaya Bulan high school environment.
Day/date: Tuesday / September 25, 2022
Time: 10.00 AM
Place: SMA Cahaya Bulan
the presence of everyone regarding the Event to attend just in time. Upon his attention, we say thank you.
Regards,
Principal SMA Cahaya Bulan
signature + company stamp
Anton Djuani
2. Contoh Informal Invitation Letter
Informal invitation letter adalah surat undangan yang memohon kehadiran undangan dalam acara-acara yang sifatnya kekeluargaan seperti khitanan, acara pertunangan, acara pernikahan, pesta ulang tahun, dan lainnya.
Informal invitation letter memiliki struktur surat yang hampir sama dengan formal invitation letter. Namun, perbedaannya adalah informal invitation letter tidak memerlukan kop surat, stempel, dan menggunakan bahasa yang informal, santai, dan bervariasi sesuai dengan tujuan surat.
Informal invitation letter juga dapat lengkapi dengan gambar atau ilustrasi yang sesuai dengan isi undangan.
Berikut contohnya:
Dear Dewi Fuji,
As chairman of the OSIS SMA Cahaya Bulan, we like to share our moment full of joy and blessed with our graduation with you. After three years of studying together, time to say goodbye! Please, come and join the others at the farewell party.
Please come on:
Date: June 01, 2022
Time: 03.00 PM – 10.00 PM
Place: Hotel Kempinski
We hope for your presence for our last moment together.
With Sincere Love,
Chairman of the OSIS SMA Cahaya Bulan
signature
Riatek
Cara Merespon Invitation
Ketika menerima invitation letter, kamu perlu memberikan balasan terkait undangan tersebut. Dalam menjawabnya, gunakanlah kalimat responding instruction, yaitu kalimat balasan atas perintah yang diberikan (giving instruction).
Contohnya adalah sure, thank you, okay, dan lainnya.
Biasanya balasan invitation letter juga harus disesuaikan dengan jenis surat undangan yang diberikan. Berikut balasan invitation letter, yaitu:
1. Merespon Formal Invitation
Balasan terhadap formal invitation letter, biasanya tetap kaku dan lebih panjang dibandingkan informal. Hal ini dikarenakan merespon formal invitation, biasanya dengan mengulang kembali isi surat yang diberikan.
Berikut contohnya:
Jakarta, September 06, 2022
To: PT Mixue
Up: Roni Sathajda
Dear Mr. Roni,
I am Aurelia as Chairman of the OSIS SMA Cahaya Bulan and on behalf of OSIS SMA Cahaya Bulan, I would like to thank you for the invitation to the business education event. We will gladly attend the event at the specified time and place.
This would be a great opportunity for us. Thank you for your attention.
Regards,
Ratna
Chairman of the OSIS SMA Cahaya Bulan
2. Merespon Informal Invitation
Untuk balasan informal invitation, kamu bisa menggunakan kalimat yang santai dan singkat. Tujuannya hanya untuk memberikan informasi bahwa pesan telah tersampaikan.
Berikut contohnya:
Dear Sere,
Sure. I’ll come to your birthday party.
Sincerely,
Ria
Nah, pentingnya mempelajari invitation letter karena akan selalu digunakan bahkan hingga dalam dunia kerja. Menarik kan, Quipperian? Masih ada pengetahuan lainnya yang bisa kamu dapatkan.
Kamu bisa daftar di Quipper Video untuk akses video belajar dari pengajar profesional, akses rangkuman materi berbagai mata pelajaran, dan tak ketinggalan ragam latihan soal dan pembahasan lengkapnya!
Segera daftarkan diri, ya!
Penulis: Ria Theresia